Bürokaufmann/-frau

Aufgaben und Tätigkeiten (Kurzform)

Sie erledigen in Betrieben und Institutionen organisatorische und kaufmännisch-verwaltende Tätigkeiten – von allgemeinen Verwaltungsaufgaben über Buchhaltung, Lohn- und Gehaltsabrechnung bis zu Rechnungswesen und Schriftverkehr.

Zudem kümmern sich Bürokaufleute um Steuer- und Versicherungsfragen sowie um Bestands- und Verkaufszahlen. Sie schreiben Rechnungen, überwachen Zahlungseingänge und leiten ggf. Mahnverfahren ein. In der Lagerwirtschaft prüfen sie die eintreffende Ware, kontrollieren die Lagerbestände, erstellen Statistiken und überwachen die Lagerkosten. Zu ihren Tätigkeiten können auch Aufgaben in Vertrieb, Einkauf und Verkauf gehören.

Um ihre vielseitigen Arbeiten effizient erledigen zu können, müssen Bürokaufleute Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme ebenso beherrschen wie E-Mail-Clients, Telefonanlagen und Faxgeräte.

Aufgaben und Tätigkeiten (Beschreibung)

Worum geht es?
Bürokaufleute übernehmen kaufmännische Aufgaben in Bereichen wie Buchführung, Personalverwaltung oder Rechnungsbearbeitung. Außerdem erledigen sie organisatorische Büroarbeiten: Sie koordinieren Termine, bereiten Besprechungen vor oder bearbeiten den Schriftverkehr. Das Büro perfekt im Griff Die Aufgaben von Bürokaufleuten sind vielfältig: Egal, ob es sich um die Gehaltsabrechnung in einer Großbäckerei, um die Buchhaltung in einem IT-Unternehmen oder um die Lagerverwaltung in einem Baugeschäft handelt – Bürokaufleute wissen, wie sie Tätigkeiten dieser Art zu bewältigen haben.

Als Organisationstalente mit einem ausgeprägten Sinn für Ordnung behalten sie auch dann den Überblick, wenn das Telefon klingelt, ein Kollege dringende Arbeitsunterlagen benötigt und gleichzeitig eine wichtige Kundenbesprechung für den nächsten Tag vorbereitet werden muss.

Der Alltag im Büro ist ohne PC nicht vorstellbar: Bürokaufleute erledigen den allgemeinen Schriftverkehr und erstellen Abrechnungen, Auswertungen, Statistiken und Zwischenbilanzen zur laufenden Berichterstattung und Betriebskontrolle.

Außerdem planen, koordinieren und überwachen sie Termine, sichten die eingehende Post, nehmen Aufträge entgegen, prüfen Eingangsrechnungen und klären Differenzen ab. Zu ihren Aufgaben gehört es auch, Rechnungsunterlagen zusammenzustellen, Rechnungen zu schreiben, Zahlungsein- und -ausgänge zu prüfen und bei Zahlungsverzug Mahnungen zu verschicken.

Für ihre tägliche Arbeit benötigen sie gute Kenntnisse der Rechtschreibung und Grammatik sowie ein gutes Zahlenverständnis, um aus großen Datenbeständen die für den jeweiligen Zweck wichtigen Daten herausfiltern und nutzen zu können. Fundierte Kenntnisse in der Standardsoftware (z.B. Textverarbeitungs- und Tabellenkalkulationsprogramme), aber ggf. auch in betriebsspezifischen Anwendungsprogrammen sind erforderlich. Sind sie im Bereich Öffentlichkeitsarbeit oder Marketing eingebunden, kann auch die Gestaltung und Pflege von Social-Media-Angeboten oder die Betreuung des Onlineshops zu ihren Aufgaben gehören.

Bestens organisiert
Wenn Bewerber oder Geschäftskunden in die Firma kommen, bereiten Bürokaufleute die Räumlichkeiten vor, stellen Getränke bereit, legen Firmenprospekte aus, empfangen die Besucher und begleiten sie zu den jeweiligen Ansprechpartnern in der Firma. Ein gepflegtes Äußeres und gute Umgangsformen gehören hier selbstverständlich dazu.

Wenn Kollegen dienstlich verreisen, recherchieren Bürokaufleute nach der besten Zugverbindung und reservieren Hotelzimmer. Um Kunden, Kollegen, Behörden, Verbänden und Lieferanten fundierte Auskünfte erteilen zu können, müssen Bürokaufleute natürlich ihren Betrieb, die verschiedenen Arbeitsbereiche und die Zuständigkeiten von Kollegen und Vorgesetzten gut kennen.

In der Lagerwirtschaft erfassen und kontrollieren sie den Bestand, prüfen zusammen mit den Lageristen die Qualität der eintreffenden Waren und veranlassen ggf. auch Mängelrügen. In der Personalverwaltung bearbeiten und verwalten sie unter Beachtung des Datenschutzes Anfragen, Bewerbungen sowie Personalakten und erledigen die Lohn- und Gehaltsabrechnung. Zum Teil wirken Bürokaufleute auch bei Abstimmungen mit den Sozialversicherungsträgern mit.

QUELLE:

http://berufenet.arbeitsagentur.de